Wir machen Ihre Franchise Handbuch Projekte erfolgreich

Das Franchise Handbuch gehört als Know-how Dokumentation zu den Pflichtaufgaben eines seriösen Franchisegebers. Doch warum ist es so elementar wichtig für jedes Franchisesystem? 

Das Know-how eines Franchisesystems ist das wichtigste und wertvollste Gut. Je besser es strukturiert, dokumentiert und vermittelt wird, desto höher ist die Qualität in der Umsetzung des Geschäftsmodells und die Zufriedenheit der Kunden und Franchisepartner. Die Know-how-Dokumentation wird in der Regel in einem Franchise Handbuch gebündelt. Je besser dies gelingt, desto geringer ist das Risiko von Qualitätsproblemen und daraus resultierenden Konflikten mit den Partnern:innen. 

Seit 2014 sind wir als leidenschaftliche Berater:innen mit FranchiseForYou und schon zuvor in operativen Funktionen in Franchisezentralen aktiv. Das Themenfeld Franchise Handbuch bzw. Know-how Dokumentation begleitet uns in fast jedem unserer Beratungsmandate.  

Wir unterstützen Sie gerne ganz individuell, denn jedes Franchisesystem ist einzigartig und so individuell sind auch die zugehörigen Franchise Handbücher.  

• Erstellung eines komplett neuen Franchise Handbuchs: darin inbegriffen sind die Erstellung eines strukturierten Inhaltsverzeichnisses, das Verfassen bzw. Erstellen der Inhalte sowie die Auswahl der passenden Tools und Medien.
• Modernisierung oder Digitalisierung eines bereits bestehenden Franchise Handbuchs: In diesem Zusammenhang führen wir eine Analyse und Optimierung der bereits bestehenden Know-how Dokumentation in Ihrem System durch und beraten Sie bezüglich der Struktur, der Inhalte, der eingesetzten Tools und Medien etc. 
• Erstellung eines Konzepts zur Know-how Vermittlung: Wir erstellen ein zu Ihrem System passendes Konzept für die Einführung und Umsetzung des Wissens-Managements mit möglichst hohem Praxisbezug. 
• Beratung zur Einbindung von Tools: Dabei beraten wir Sie individuell, unabhängig und mit dem größtmöglichen Nutzen für Ihr Franchisesystem.  

Das Verfassen neuer und Optimieren bestehender Handbücher ist eine unserer Kernkompetenzen bei FranchiseForYou, die wir mit viel Herzblut umsetzen. Doch wie wäre es für Sie und die Franchise Partner Ihres Systems, wenn das Handbuch weitaus mehr könnte, als “nur” die Pflicht der Know-how Dokumentation zu erfüllen? Mit unserer Unterstützung wird diese Vorstellung ganz leicht umsetzbar. 

Moderne Handbücher bedienen heutzutage gleich mehrere Ebenen: Sie können nicht nur als Know-how Dokumentation eingesetzt werden, sondern auch hervorragend als Lern- und / oder Kommunikationsplattform. So können die oft voneinander getrennt organisierten und administrierten Themen Handbuch, Kommunikation und Training auf einer Plattform gebündelt werden.

So sinkt in der Regel der administrative Aufwand in der Systemzentrale und die Ressourcen können geschont und anderweitig genutzt werden. Gleichzeitig entsteht mit einem kombinierten “Handbuch+” eine “Single-source-of-Truth", die als pauschale Informationsquelle und Nachschlagewerk implementiert wird.   

Wir haben bereits für viele unserer Kunden Handbücher gestaltet, die den Usern und auch den Franchisegebern zusätzliche Mehrwerte und Nutzen bieten. So kann die Franchise Partnerschaft langfristig aufgewertet und verbessert werden. Eine Vielzahl an Anbietern und passenden Tools sind dafür bestens geeignet, ermöglichen oft maßgeschneiderte Gestaltungsformen und bieten unterschiedliche Möglichkeiten und Features.

• Die Ressourcen in der Systemzentrale für die Kommunikation mit den Franchise Partnern können reduziert werden.  
• Der administrative Aufwand zum Einpflegen der Inhalte, die an die Partner kommuniziert werden soll, sinkt teils deutlich.  
• Aktualisierungen und Neuerungen sind präzise dokumentiert und können revisionssicher archiviert werden. 
• Erleichterung des Arbeitsalltags und Zeitersparnis für Ihre Franchise Partner durch ein klar strukturiertes, digitales Franchise Handbuch bzw. Kommunikations- und Lernplattform, auf das / die jederzeit mobil zugegriffen werden kann. 

Doch was  ist eigentlich Know-how? Know-how im Sinne der EU-Gruppenfreistellungsverordnung für vertikale Vertriebsbindungen umfasst die Gesamtheit von nicht patentierten praktischen Kenntnissen, die auf Erfahrungen und Erprobungen des Franchisegebers beruhen. Know-how in diesem Sinne ist geheim, wesentlich und identifiziert. 

Das Franchise Handbuch kann dabei sehr unterschiedliche Formate haben. Unabhängig vom Format wird das Franchise Handbuch als Anlage Bestandteil des Franchisevertrages und bildet eine wichtige rechtliche Grundlage für die Franchisepartnerschaft. Im Gegensatz zum Franchisevertrag ist es dynamisch. Das heißt, dass es in vielen Fällen ohne explizite Zustimmung vom Franchisegeber aktualisiert werden darf, um neue Entwicklungen umzusetzen. 

Die große Kunst nach der Erstellung eines Franchise Handbuchs besteht häufig darin, das Know-how aktuell zu halten und weiterzuentwickeln. Ein Franchise Handbuch ist somit niemals fertig und bedarf unbedingt regelmäßiger Überarbeitungen.  

Sie möchten mehr über die Chancen und Vorteile für Ihr Franchiseunternehmen erfahren? Dann nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf und vereinbaren eine kostenlose Erstberatung mit uns.

Wir unterstützen Sie und Ihr Team mit unserer langjährigen Erfahrung bei der Erfassung des für Ihr System entscheidenden Know hows in jeder Phase des Prozesses. Wir arbeiten dabei effizient, präzise und transparent im Team mit Ihnen – denn nur im Team kann ein wirklich gutes Handbuch entstehen. 

Am Anfang steht das ausführliche Kennenlernen Ihres Franchise Systems, in dem wir gemeinsam mit Ihnen den Status Quo analysieren. Wir identifizieren die erfolgsrelevanten Prozesse Ihres Franchise Systems, sichten bereits vorhandene Dokumente und Richtlinien und definieren, welches Know-how für den Erfolg Ihres Geschäftsmodells entscheidend ist. Auf Basis der erfolgsrelevanten Prozesse entwerfen wir die Gliederung Ihres zukünftigen Franchise Handbuchs. 

Nach der Festlegung des Funktionsumfangs und der Zielgruppen stimmen wir mit Ihnen gemeinsam ab, wie die Zugriffsrechte gemanaged werden sollen und wie Ihre Design-Vorstellungen sind, denn neben Franchising ist unser zweiter Beratungsschwerpunkt der Bereich Digitalisierung.   

Wir besprechen Ihre Wünsche und Anforderungen an Tools, um eine größtmögliche Akzeptanz bei Ihrer Zielgruppe zu erreichen. Anschließend empfehlen wir die passenden Tools für Ihre Bedürfnisse. Da wir keine eigene Software entwickeln und keine Vertriebsvereinbarungen mit Software Anbietern eingehen, agieren wir vollkommen unabhängig und ausschließlich an Ihrem Nutzen ausgerichtet. 

Wir dokumentieren den Ist-Zustand anhand der Prozesse in Ihrem System, nutzen Checklisten und entwickeln Verbesserungsmaßnahmen. Außerdem definieren wir Maßnahmen im Bereich Qualitätsmanagement. Dabei orientieren wir uns stets an dem von Ihnen gewünschten Ziel, dem Soll-Zustand.  

Nun beginnt der wesentliche Part der Arbeit: es gilt, das relevante Know-how in Form von Handbuch-Inhalten sinnvoll und nach einer klaren Struktur zu dokumentieren (z. B. per Videoanimation, Podcast, Text, Prozessablauf u. v. m.). Darüber hinaus entwickeln wir ein Schulungskonzept und Lernpfade für Ihr System. 

Wir verarbeiten in dieser Phase Ihren wertvollen Input, denn schließlich kennen Sie Ihr eigenes Franchisesystem besser als jeder andere.  

Oft wird zu diesem Zeitpunkt erst bekannt, dass nicht alle bestehenden Filialen / Niederlassungen / Restaurants etc. die Geschäftsprozesse identisch umsetzen. Denn was bislang nicht klar dokumentiert war, wird interpretiert und möglicherweise unterschiedlich ausgelegt. Deshalb folgt hier eine Phase der Standardisierung und der Optimierung insbesondere von Prozessen, Services oder Rezepturen.   

Im Anschluss definieren wir mit Ihnen gemeinsam, welche Inhalte für welche Benutzergruppen relevant sind, ordnen diese entsprechend zu und erarbeiten eine Kommunikationsstrategie für den Rollout Ihres (neuen) Franchise Handbuchs.  

Schauen Sie sich gerne auch die ausführliche Kundenstory zu unserer Zusammenarbeit an. Im Videointerview mit Sylvia Steenken aus dem Sommer 2022 erzählen Marcus Severin und Julia Abel, wie wir DIE KAFFEEMEISTER GmbH & Co. KG in der Aufbauphase rund um die Themen Konzept, Handbuch, Toolauswahl und Onboarding der ersten PartnerInnen mitten im Corona-bedingten Lockdown beraten haben. 

Weitere Kundenstimmen und ausführlichere Erfahrungsberichte finden Sie im Bereich "begeisterte Kunden".